Over de functie

mag 260908-HKO-004

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het cluster MN A-vaarwegen Noord. In deze rol ondersteun je het beheer en onderhoud van het natte areaal in het IJsselmeergebied door te zorgen voor een goed ingericht en actueel digitaal projectarchief. Je werkt aan de kwaliteit van documentbeheer, archivering en informatiehuishouding binnen diverse projectsites. Daarbij coach en begeleid je collega’s, zodat documentbeheer structureel goed wordt uitgevoerd en continu verbetert.

Wat ga je doen

• Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en organiseert training en begeleiding voor projectmedewerkers.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Je maakt standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem op basis van de behoefte van medewerkers.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt documenten zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten en andere projectarchiefdocumenten actueel.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op het correct verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders en stelt de juiste informatie tijdig beschikbaar aan de juiste persoon.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Je zorgt voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief de benodigde voorbereidende activiteiten.

Over jou

• Je werkt nauwkeurig en weet verbanden te leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je bent hands-on en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je hebt een proactieve instelling en organiseert je werk zelfstandig.
• Je haalt deadlines zonder stress en neemt initiatief om zaken te verbeteren.

Eisen

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

Competenties

• Analyseren en analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Didactische vaardigheden.
• Luisteren.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260908-HKO-004

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.