Over de functie

mag 260625-ST-001

Je gaat aan de slag met het beheer van archivering binnen een projectomgeving en draagt bij aan een betrouwbare en actuele informatiehuishouding. In deze rol zorg je ervoor dat documenten en dossiers correct worden geregistreerd, geordend, gewaardeerd en beschikbaar zijn voor de juiste gebruikers. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming en helpt hen om hun taken hierin zelfstandig en adequaat uit te voeren. Daarbij combineer je inhoudelijke kennis van digitaal archiveren met een praktische, coachende aanpak.

Wat ga je doen

• Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem tijdens projectactiviteiten.
• Je registreert, metadateert, ordent en classificeert documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en waardeert dossiers.
• Je autoriseert medewerkers en beheert toegangsrechten binnen het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je maakt relevante standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem op basis van de behoefte van medewerkers.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt documenten zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten en andere archiefdocumentatie actueel.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en zorgt dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Je bereidt archiefoverdrachten naar DIM voor en zorgt dat alle benodigde activiteiten daarvoor worden uitgevoerd.
• Je coacht projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming.

Over jou

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau.
• Je werkt nauwkeurig en weet verbanden te leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je bent proactief en kunt je werkzaamheden zelfstandig plannen en organiseren.
• Je ontwikkelt jezelf continu en past nieuwe inzichten toe in je werk.
• Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer dat nodig is.

Eisen

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

Competenties

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht.
• Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je communiceert sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt goed luisteren en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je bent gericht op zelfontwikkeling.
• Je werkt zelfstandig en neemt initiatief.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260625-ST-001

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.